Vorteile einer moderierten Eigentümerversammlung für Hausverwalter:innen

Die Abhaltung von Eigentümerversammlungen stellt jede/n Hausverwalter:in immer wieder vor neue Herausforderungen. Die Durchführung trägt jedoch maßgeblich zur Vertrauensbildung der Eigentümer:innen bei. Sie erleichtert nachhaltig die weitere Betreuung durch die/den Hausverwalter:in. 

Eigene Struktur schaffen

Dies beginnt bereits in der Vorbereitungsphase beim Auswählen der geeigneten Räumlichkeit beziehungsweise des passenden Settings. Beides gibt der Eigentümerversammlung den erforderlichen Rahmen. Und beide trägt bei sorgfältig bedachter Vorbereitung wesentlich zum Erfolg der Versammlung bei.

Die/der Hausverwalter:in hat mit der Auswahl der Tagesordnungspunkte die Möglichkeit, den Umfang der Versammlung abzustecken. Zudem kann sie sich zugleich optimal auf die einzelnen Themen vorbereiten. Professionell vorbereitet, steht die Eigentümerversammlung auf sachlicher Ebene auf einem guten Fundament.

Erfahrungsgemäß braucht es zur optimalen Vermittlung der fachlichen Kompetenz auch die sicher geführte Moderation der Versammlung. Um dies zu gewährleisten, ist eine Trennung der Moderations- und Expert:innenrolle als Hausverwalter:in unerlässlich.

Zuständigkeiten und Rolle durch externe Moderation klären

Eine externe Moderation der Versammlung ermöglicht es der/dem Hausverwalter:in, sich ausschließlich auf die Rolle als Expert:in für objekttechnische und kaufmännische Fragen rund um die Wohnanlage  zu konzentrieren. Eine Moderation sichert von Beginn an die Einhaltung der Struktur und einen geregelten Ablauf der Versammlung. Mit den anwesenden Eigentümer:innen können Verhaltensregeln vereinbart werden, die zum konstruktiven Ablauf der Versammlung beitragen.

Für die/den Hausverwalter:in ist es auch bei bester Vorbereitung in der Regel nicht möglich auf alle Fragen der Eigentümer:innen zu antworten oder Lösungsvorschläge parat zu haben. Jene Fragen, die erwartungs- und erfahrungsgemäß in der Versammlung gestellt werden, können allerdings gut vorbereitet werden. In der Moderation können sie dann zum vereinbarten Zeitpunkt an die/den Hausverwalter:in gerichtet werden.

Nach Behandlung aller Tagesordnungspunkte gibt eine abschließende Zusammenfassung den anwesenden Eigentümer:innen einen Überblick und einen Ausblick über weitere Vorgehensweisen bezüglich der besprochenen Themen.

Eine derart gelungene Eigentümerversammlung wirkt vertrauensbildend auf die Eigentümer. Sie erleichtert zudem die weitere Betreuung durch die/den Hausverwalter:in nachhaltig!

Weiterführende Informationen und Tipps finden Sie in der Toolbox-Hausverwaltung unter: https://tools.zusammenwohnen-schulung.at/verwaltung/portfolio/hausversammlungen-gestalten/

Das Servicebüro zusammen>wohnen< bietet die Moderation von Eigentümerversammlungen für gemeinnützige Hausverwaltungen und Gemeinden kostenlos an. Bei Bedarf können Sie sich gerne unter office@zusammenwohnen.steiermark.at oder unter +43 316 8073 791 melden.